Website Bisnis
Website Organisasi Mahasiswa: Aman Saat Pengurus Berganti
Cara menjaga website organisasi mahasiswa tetap hidup saat kabinet berganti: daftar akun yang diserahkan, langkah serah terima per platform, dan contoh siklus kepengurusan AMSA-UKI.
Agar website organisasi mahasiswa tetap hidup lintas kabinet, daftarkan domain, hosting, dan akun adminnya dengan email organisasi, lalu jadwalkan serah terima aksesnya bersama pelantikan pengurus baru. Tanpa dua hal itu, website biasanya ikut berhenti saat mahasiswa yang membuatnya lulus.
Di banyak organisasi mahasiswa (ormawa), kepengurusan berganti setiap tahun, seperti terlihat dari periode 2025/2026 dan 2026/2027 di website yang saya cek di bawah. Orang yang dulu memasang website sering sudah sibuk skripsi atau sudah wisuda ketika domain harus diperpanjang, dan email tagihannya masuk ke kotak masuk pribadi yang tidak dibuka siapa pun di kabinet baru. Keadaannya seperti stempel organisasi yang tertinggal di rumah sekretaris lama: organisasinya masih ada, tapi surat resmi tidak bisa dikeluarkan.
Kenapa website organisasi mahasiswa mudah terbengkalai setelah satu periode
Website ormawa biasanya berhenti karena urusan kepemilikan, jarang karena desainnya:
- Domain dibeli memakai kartu atau email pribadi pengurus, sehingga pengingat perpanjangan tidak sampai ke organisasi.
- Website dibuat di Google Sites, GitHub, atau Firebase dengan akun pribadi. Saat akun itu tidak aktif, tidak ada orang lain yang punya hak mengubahnya.
- Semua pengurus memakai satu akun admin bersama. Kata sandinya beredar di grup, dan tidak ada yang tahu siapa saja yang masih memegangnya.
- Halaman pengurus ditimpa setiap tahun, sehingga jejak kabinet sebelumnya hilang.
Tiga masalah pertama selesai kalau organisasi punya satu email resmi yang dipegang jabatan, misalnya sekretaris umum, dan email itu yang dipakai untuk mendaftarkan semua layanan. Masalah keempat selesai dengan membuat halaman kabinet per periode.
Yang terlihat dari 10 website organisasi mahasiswa
Untuk melihat pola yang dipakai organisasi mahasiswa sekarang, saya membuka halaman publik 10 website organisasi mahasiswa pada 10 November 2026. Daftarnya diambil dari hasil pencarian Bing dan satu situs klien dooha.id. Jumlahnya kecil dan tidak mewakili semua kampus, tapi cukup untuk melihat pilihan yang umum dipakai.
| Organisasi | Alamat | Tempatnya | Cara menampilkan periode |
|---|---|---|---|
| AMSA-UKI | amsa-uki.org | Domain .org sendiri, WordPress | Booklet anggota baru 2026/2027 di beranda, berita per periode |
| HMTE UM Bandung | hmte-umbandung.github.io | GitHub Pages, akun bernama organisasi | Halaman khusus “Kabinet Parivartan Periode 2025/2026” |
| HMTI | hmti-ib.com | Domain .com sendiri | Periode tidak tercantum di beranda |
| BEM KM UMRI | bemkm.umri.ac.id | Subdomain kampus | Halaman Struktur Kabinet |
| HIFI FMIPA Unpad | hifi.fmipa.unpad.ac.id | Subdomain kampus, WordPress | Menu Kabinet |
| BEM UI | bemui.site | Domain .site sendiri | Tahun ada di judul situs: “BEM UI 2026” |
| BEM FIA UI | bemfiaui.com | Domain .com sendiri | Tahun ada di judul halaman: “BEM FIA UI 2026” |
| BEM Kema FEB Unpad | bemkemafebunpad.com | Domain .com sendiri | Halaman Profil Kabinet dengan tahun 2026 |
| Ormawa UT Jakarta | ormawa-utjakarta.web.app | Firebase Hosting | Periode 2025/2027 tercantum di beranda |
| HMS ITB | km.itb.ac.id | Halaman di portal Keluarga Mahasiswa ITB | Portal mencantumkan Kabinet KM ITB 2026/2027 dan email kabinet@km.itb.ac.id |
Subdomain kampus, domain sendiri, dan platform gratis sama-sama dipakai. Beberapa organisasi menaruh tahun kepengurusan di judul situs, jadi judul itu harus diganti setiap kabinet baru dilantik. Portal KM ITB memakai email jabatan seperti kabinet@km.itb.ac.id, yang tidak perlu diganti walaupun orangnya berganti. Kebiasaan email jabatan ini yang paling layak ditiru.
Subdomain kampus, domain sendiri, atau platform gratis?
Pilihan tempat menentukan siapa yang memegang kendali saat pengurus berganti.
| Pilihan | Siapa yang memegang | Risiko saat pengurus berganti | Cocok untuk |
|---|---|---|---|
| Subdomain kampus (nama.kampus.ac.id) | Unit TI kampus | Akses biasanya diatur ulang lewat prosedur kampus; tampilan dan plugin mengikuti aturan kampus | BEM, himpunan, dan UKM yang kegiatannya terikat pada satu kampus |
| Domain sendiri (.org, .id, .com) | Organisasi, bila didaftarkan dengan email organisasi | Domain bisa hangus kalau perpanjangannya lupa atau tagihannya masuk ke email pribadi | Organisasi lintas kampus, cabang jaringan nasional atau internasional, organisasi yang sering bermitra dengan pihak luar |
| Platform gratis (Google Sites, GitHub Pages, Firebase) | Pemilik akun yang membuatnya | Kalau dibuat dengan akun pribadi, hak mengubahnya ikut pergi bersama orangnya | Organisasi baru yang ingin mencoba dulu dengan biaya nol |
Untuk organisasi yang memilih domain sendiri, kami biasanya menyarankan .org karena ekstensi itu sudah identik dengan organisasi, walaupun keputusan akhirnya tetap di tangan pengurus. Perbandingan harga dan pertimbangan ekstensi lain ada di artikel harga domain .id, .co.id, dan .com. Prosedur subdomain kampus berbeda di setiap perguruan tinggi, jadi tanyakan dulu ke unit TI kampusmu sebelum membeli domain.
Contoh siklus kepengurusan di website AMSA-UKI
AMSA-UKI, organisasi mahasiswa kedokteran di Universitas Kristen Indonesia, adalah klien dooha.id. Siklus kepengurusannya bisa dibaca langsung dari tanggal berita di websitenya (dicek 10 November 2026):
| Tanggal terbit | Berita |
|---|---|
| 27 Juli 2025 | Open Recruitment Executive Board AMSA-UKI 2025/2026 |
| 4 November 2025 | Pengumuman anggota baru AMSA-UKI 2025 |
| 17 Juni 2026 | Open Submission for the Representative of AMSA-UKI 2026/2027 |
| 9 Juli 2026 | Pengumuman calon Representative AMSA-UKI 2026/2027 |
| 14 Juli 2026 | Open Recruitment Executive Board AMSA-UKI 2026/2027 |
| 7 November 2026 | Pengumuman anggota baru AMSA-UKI 2026 |
Polanya berulang: pemilihan dan rekrutmen pengurus di pertengahan tahun, anggota baru diumumkan sekitar November. Artinya, waktu terbaik untuk serah terima website organisasi ini ada di antara Juli dan awal periode baru, sebelum pengurus baru mulai menerbitkan pengumuman sendiri.
Situs ini juga punya dua kebiasaan yang memudahkan kabinet berikutnya. Berita diterbitkan atas nama AMSA-UKI, tanpa nama pengurus yang menulisnya. Halaman AMSA-UKI’s Archives menyimpan karya anggota dari 2017 sampai 2021, jadi prestasi kabinet lama tetap bisa dibaca anggota baru. Situs ini dan klien lain bisa kamu lihat di halaman studi kasus dooha.id.
Akun yang harus ikut diserahkan
Sebelum hari serah terima, buat daftar akun seperti ini, lalu isi kolom terakhirnya bersama pengurus lama.
| Akun | Didaftarkan dengan | Yang dicek saat serah terima |
|---|---|---|
| Domain | Email organisasi | Tanggal habis, email penerima pengingat perpanjangan |
| Hosting | Email organisasi | Tanggal tagihan berikutnya, siapa yang membayar |
| Admin website | Satu akun untuk setiap pengurus yang bertugas | Akun pengurus baru sudah dibuat, akun pengurus lama sudah dihapus |
| Email organisasi | Nomor HP sekretariat atau pengurus inti untuk pemulihan | Kata sandi diganti, nomor dan email pemulihan diperbarui |
| Google Sites, Forms, Drive | Akun email organisasi | Pemiliknya sudah akun organisasi |
| GitHub (bila memakai GitHub Pages) | Akun atau organisasi GitHub bernama ormawa | Pengurus baru sudah jadi pemilik |
| Media sosial yang ditautkan dari website | Email organisasi | Tautan di website masih menuju akun yang benar |
Kalau ternyata domain masih atas nama orang lain, selesaikan itu lebih dulu sebelum urusan tampilan. Beberapa klien datang ke dooha.id dengan domain yang masih terdaftar atas nama vendor lamanya. Setelah dipindahkan, data domainnya kami isi sepenuhnya dengan informasi milik klien.
Langkah serah terima website saat pengurus berganti
Langkah di bawah bisa dikerjakan dalam satu pertemuan, idealnya seminggu setelah pelantikan.
- Kumpulkan pengurus lama dan baru. Hadirkan sekretaris atau penanggung jawab media dari kedua kabinet, bawa daftar akun di atas.
- Ganti kata sandi email organisasi. Pengurus baru masuk ke email organisasi, mengganti kata sandinya, lalu memperbarui nomor dan email pemulihan. Karena semua layanan lain terdaftar dengan email ini, langkah ini membuka jalan ke akun lainnya.
- Buat akun baru di WordPress untuk setiap pengurus baru. Buka menu Pengguna di dasbor WordPress, lalu tambahkan pengguna baru dengan email masing-masing. Menurut dokumentasi WordPress, peran Administrator punya akses ke semua fitur administrasi, Editor bisa menerbitkan dan mengelola tulisan termasuk milik pengguna lain, dan Author hanya mengelola tulisannya sendiri. Cukup satu atau dua Administrator, sisanya Editor atau Author.
- Hapus akun pengurus lama dan pindahkan tulisannya. Di menu Pengguna, arahkan kursor ke nama pengurus lama, lalu klik Hapus. WordPress akan menanyakan apa yang dilakukan dengan tulisan milik pengguna itu. Pilih opsi untuk mengatribusikan semua tulisan ke pengguna lain (di dokumentasi berbahasa Inggris tertulis “Attribute all posts and links to”), lalu pilih akun organisasi, sesuai panduan layar Users di WordPress.org. Jangan pilih opsi menghapus semua tulisan, karena berita kabinet lama ikut hilang.
- Pindahkan kepemilikan Google Sites bila ada. Buka situsnya di komputer, klik Share di bagian atas, cari nama pengurus baru, klik panah di samping namanya, pilih Make owner, lalu klik Save changes dan Done (Bantuan Google Sites). Kalau situs dibuat dengan akun kampus, admin kampus bisa membatasi siapa yang boleh ditambahkan.
- Pindahkan repositori GitHub Pages ke akun organisasi. GitHub bisa memindahkan repositori dari akun pribadi ke akun organisasi, tapi dokumentasi GitHub menyebut alamat GitHub Pages yang lama tidak dialihkan. Kalau websitemu masih beralamat namapengurus.github.io, bagikan alamat baru ke semua tautan di media sosial setelah dipindah.
- Catat tanggal habis domain dan hosting di kalender organisasi. Pakai kalender milik email organisasi, pasang pengingat sebulan sebelumnya.
- Perbarui halaman pengurus dan kontak. Terbitkan halaman kabinet baru dan pastikan nomor WhatsApp di website adalah nomor organisasi.
Isi daftar akun yang sudah dicentang bisa dilampirkan di berita acara serah terima jabatan yang biasanya sudah dibuat organisasi.
Halaman kabinet per periode, nama organisasi tetap
Halaman pengurus yang ditimpa setiap tahun menghapus jejak kabinet sebelumnya. Saran saya, buat satu halaman untuk setiap kabinet, misalnya “Kabinet 2026/2027”, dan biarkan halaman kabinet lama tetap tayang sebagai arsip. HMTE UM Bandung melakukan ini dengan halaman khusus Kabinet Parivartan, dan AMSA-UKI dengan halaman arsip karya anggotanya.
Nama situs dan judul beranda sebaiknya berisi nama organisasi saja. Tahun dan nama kabinet cukup ditaruh di halaman kabinet. Dengan begitu, saat kabinet baru dilantik, yang perlu diubah cukup satu halaman baru dan menu pengurus, sementara judul situs dan logo tetap.
Daftar halaman lain yang biasanya dibutuhkan organisasi, seperti kabar kegiatan, agenda, dan cara bergabung, sudah saya tulis di artikel fitur wajib website organisasi dan komunitas.
Kapan organisasi mahasiswa tidak perlu domain sendiri
Kalau kampusmu sudah menyediakan portal organisasi seperti km.itb.ac.id, atau subdomain dengan pengelola TI yang jelas, halaman di sana sering lebih awet daripada domain yang perpanjangannya bergantung pada bendahara setiap tahun. Pengurus cukup mengurus isinya.
Domain sendiri baru layak dipertimbangkan bila organisasimu lintas kampus, bagian dari jaringan yang lebih besar, sering mencari sponsor, atau butuh fitur yang tidak diizinkan di server kampus.
Yang biasanya ditanyakan pengurus ormawa
Apakah organisasi mahasiswa perlu website kalau sudah punya Instagram?
Perlu bila organisasimu sering dicari pihak luar, seperti sponsor, mitra, atau calon anggota dari angkatan baru. Instagram cocok untuk kabar cepat, sedangkan website menyimpan profil, susunan pengurus per periode, dan arsip kegiatan di alamat yang tetap.
Siapa yang sebaiknya memegang akun admin website organisasi mahasiswa?
Satu atau dua pengurus inti, misalnya sekretaris umum dan penanggung jawab media, masing-masing dengan akun sendiri. Domain, hosting, dan email tetap terdaftar atas nama organisasi supaya tidak ikut pergi saat pengurusnya lulus.
Bagaimana kalau pembuat website lama sudah lulus dan tidak bisa dihubungi?
Cari tahu dulu di mana domain dan hosting didaftarkan, lalu hubungi penyedianya dengan membawa surat resmi organisasi. Setiap penyedia punya prosedur sendiri untuk membuktikan kepemilikan. Bila akses tidak bisa dipulihkan, membuat website baru di domain baru yang didaftarkan dengan email organisasi sering lebih cepat.
Domain apa yang cocok untuk organisasi mahasiswa?
Untuk organisasi yang terikat pada satu kampus, subdomain dari kampus biasanya cukup. Bila memakai domain sendiri, .org sering dipilih karena identik dengan organisasi. Keputusannya tergantung kebutuhan dan anggaran organisasi.
Berapa lama membuat website organisasi mahasiswa?
Di dooha.id, pengerjaan website memakan 3 sampai 7 hari kerja sesuai paket, dihitung sejak pembayaran diterima dan materi lengkap. Materi yang dibutuhkan antara lain logo, foto, informasi kontak, dan teks atau poin utama. Untuk organisasi, siapkan juga susunan pengurus beserta periodenya.
Sebelum pemilihan pengurus berikutnya
Kalau organisasimu sudah punya website, tanyakan ke pengurus yang memegangnya: email apa yang dipakai untuk domain, hosting, dan akun admin? Kalau jawabannya email pribadi pengurus atau alumni, pindahkan sekarang selagi orangnya masih bisa dihubungi, jangan tunggu musyawarah.
Kalau organisasimu belum punya website, atau ingin memulai ulang dengan kepemilikan yang rapi, tim dooha.id bisa membantu. Domain kami daftarkan atas nama organisasimu, dan file website bisa kalian minta kapan saja (Syarat Layanan dooha.id), jadi website tetap milik organisasi siapa pun ketuanya nanti. Pilihan paketnya ada di halaman Paket, atau ceritakan dulu kebutuhan organisasimu lewat halaman kontak. Urutan lengkap dari domain sampai tayang juga bisa kamu baca di panduan membuat website dari nol. Ada pertanyaan soal serah terima website ormawa? Tulis saja di kolom komentar.